GDPR og databeskyttelse
Sådan behandler Book aps personoplysninger for de virksomheder, der bruger Book.dk.
Denne side er Book aps' gældende beskrivelse af, hvordan Book.dk overholder GDPR. Den gælder sammen med privatlivspolitikken, cookiepolitikken og databehandleraftalen. Senest opdateret den 5. november 2026.
Hvem er ansvarlig?
Book aps, CVR 43159666, Njalsgade 76, 4. sal, 2300 København S, er databehandler, når en virksomhed bruger Book.dk til sine egne kunder. Virksomheden er dataansvarlig og giver instruksen.
Book aps er selv dataansvarlig for besøg på book.dk, oprettelse af en Book.dk-konto, fakturering af abonnementet og support. Det står i privatlivspolitikken.
Databehandleraftale
Aftalen er en databehandleraftale efter GDPR artikel 28. Den indgås, når virksomheden opretter en konto. Den fulde aftale med bilag A, B og C kan læses her uden login:
Databehandleraftale med bilag A, B og C (PDF)
Samme tekst ligger også på app.book.dk/docs/databehandleraftale.php. Når kontoen oprettes, udfyldes den dataansvarlige med virksomhedens egne oplysninger.
Aftalen har tre bilag: hvad der behandles (bilag A), hvilke underdatabehandlere der er godkendt (bilag B), og hvilke sikkerhedsforanstaltninger der gælder (bilag C). Aftalen har forrang for handelsbetingelserne i spørgsmål om personoplysninger.
Hvor data ligger
Kundedata i Book.dk ligger hos DigitalOcean i et datacenter i EU. Det gælder databasen. Sikkerhedskopier ligger også i EU.
Placeringen er DigitalOcean i EU. Book aps angiver ikke ét bynavn, fordi databasen kan ligge i et af DigitalOceans datacentre i EU.
Underdatabehandlere
Virksomheden giver med aftalen en generel godkendelse til listen. En ny underdatabehandler varsles, før den tages i brug, og virksomheden kan gøre indsigelse. Book aps indgår aftale med underdatabehandleren om de samme databeskyttelsespligter.
| Navn | Hvad de gør | Oplysninger | Hvor |
|---|---|---|---|
| DigitalOcean | Drift af platform, database og backup | De personoplysninger, der ligger i Book.dk | EU |
| Stripe | Kortbetaling og abonnement | Betalings- og transaktionsdata. Fulde kortnumre gemmes ikke hos Book aps | EU og USA |
| Vipps MobilePay | MobilePay, kun når salonen selv har slået det til | Det, der skal til for betalingen. Pengene går til salonens egen konto | EØS |
| GatewayAPI (ONLINECITY.IO ApS) | SMS | Telefonnummer og indholdet af sms'en | Danmark |
| SendGrid (Twilio) | E-mailadresse og indholdet af mailen | USA | |
| Google Calendar | Kalendersynkronisering, kun hvis brugeren selv forbinder Google | Titel, tid og den beskrivelse, bookingen allerede har, samt OAuth-token | USA |
| Google reCAPTCHA | Beskyttelse af formularer mod misbrug | Tekniske signaler om forespørgslen | USA |
| Zoom | Online møde, kun hvis en Zoom-konto er forbundet | Titel, tid, varighed og en kort beskrivelse | USA |
| Microsoft | Teams-møde, kun hvis en Microsoft 365-konto er forbundet | Titel, start, slut og en kort beskrivelse | EU og USA |
Overførsel ud af EU/EØS
Selve kundekartoteket, bookingerne og journalen overføres ikke ud af EU. De ligger hos DigitalOcean i EU.
Et afgrænset udsnit kan blive behandlet uden for EØS, og kun hos de underdatabehandlere, der i listen står med USA: Stripe, SendGrid, Google Calendar, Google reCAPTCHA, Zoom og Microsoft. Det sker kun til den funktion, rækken beskriver, og kun når funktionen er i brug. Overførslen er godkendt i databehandleraftalens bilag B og sker med EU-Kommissionens standardkontraktbestemmelser. Apple Kalender sker via et iCal-feed, som brugeren selv henter. Apple er ikke underdatabehandler og modtager ikke kundedata fra Book aps.
GatewayAPI ligger i Danmark. Vipps MobilePay ligger i EØS. Ingen andre lande modtager kundedata.
Google-data bruges ikke til annoncering og videregives ikke til andre end det, funktionen kræver. Book.dk bruger ikke "Log ind med Google" som login. Detaljer står i privatlivspolitikken.
Besøg på book.dk kan desuden bruge Google Ads, Meta, Microsoft Clarity og Ahrefs, og kun efter samtykke i cookiebanneret. De måler Book aps' egen hjemmeside. De behandler ikke salonens kundekartotek. Se cookiepolitikken.
Sikkerhed
Databehandleraftalens bilag C beskriver foranstaltningerne efter GDPR artikel 32:
- TLS under overførsel og AES-256, når oplysningerne ligger gemt
- Rollebaseret adgang og færrest mulige rettigheder. To-faktor kan bruges til login
- Opslag i journal og beskeder logges med navn og tidspunkt
- Gyldige SSL-certifikater på tjenesterne
- Daglig backup i EU. Se afsnittet om backup
Backup og genetablering
Book.dk tager backup af databasen hver dag. Kopien ligger i EU og gemmes i 30 dage. En virksomhed kan bede om at få data genetableret fra en af de kopier. Skriv til info@book.dk.
Backuppen er den genetablering, Book aps bruger, hvis databasen skal lægges tilbage. Der offentliggøres ikke en særskilt disaster recovery-rapport ud over denne beskrivelse og databehandleraftalens bilag C.
Sletning og eksport
Almindelige konto- og bookingoplysninger slettes inden for 30 dage, når aftalen ophører, eller når den dataansvarlige beder om det. Book aps bekræfter sletningen skriftligt.
Er patientjournal slået til, bliver journal, navn og CPR liggende i 5 år fra seneste notat. De slettes ikke sammen med den almindelige 30-dages sletning. Regnskabsmateriale opbevares i 5 år.
Journalen i praksis
Kan journaldata eksporteres ved opsigelse? Ja, så længe virksomheden kan logge ind. Under Indstillinger hentes en kopi som JSON eller CSV med profil, kunder, bookinger, journaltekst, medarbejdere og ydelser. Vedhæftede filer i journalen er ikke med i den fil. De åbnes i journalen, mens kontoen er åben. Kopien skal hentes, før kontoen slettes. Derefter kan man ikke logge ind.
Kan en medarbejders adgang begrænses? Ja. Hver medarbejder har en profil. Journal er en selvstændig rettighed og er slået fra på en almindelig medarbejderprofil, indtil virksomheden slår den til. Virksomheden kan desuden begrænse kunder til de medarbejdere, kunden er tildelt. Så ser medarbejderen kun de kunder.
Kan man se, hvem der har åbnet en journal? Ja, når Patientjournal er slået til. Åbning og udskrift logges med navn og tidspunkt, og loggen vises på journalen.
Kan kundedata slettes fuldstændigt? Kunden skjules med det samme. Navn, telefon, e-mail og journal slettes efter 30 dage, medmindre patientjournalen stadig skal opbevares. Aftaler bliver i kalenderen. Fakturaer opbevares i 5 år. Noter på aftalerne fjernes efter 30 dage. En daglig backup i EU kan indeholde oplysningerne i op til 30 dage.
Hvordan håndteres helbredsoplysninger og samtykke? Samtykke ved booking gemmes på kunden og dækker bookingen. Det er ikke grundlag for helbredsoplysninger efter GDPR artikel 9. Klinikken skal selv have det grundlag, typisk sundhedsloven, før Patientjournal slås til. Når den er slået til, kan notatet ikke slettes eller overskrives, det viser hvem der skrev det, CPR skal udfyldes, og journal, navn og CPR gemmes i 5 år fra notatet.
Brud på persondatasikkerheden
Opdager Book aps eller en underdatabehandler et brud, gælder databehandleraftalens punkt 9:
- Book aps begrænser virkningen, så snart bruddet er kendt.
- Den dataansvarlige virksomhed får besked uden unødig forsinkelse på den e-mail, der står på kontoen, og på info@book.dk.
- Beskeden beskriver, hvad der er sket, hvilke kategorier af oplysninger det kan dreje sig om, de sandsynlige konsekvenser og hvad Book aps har gjort.
- Book aps hjælper virksomheden med de oplysninger, der skal bruges til en eventuel anmeldelse til Datatilsynet. Fristen på 72 timer er virksomhedens, ikke Book aps'.
Følsomme oplysninger
Journal og Sygeforsikring "danmark" kan indeholde helbredsoplysninger efter GDPR artikel 9 og CPR-nummer. Det sker kun, når virksomheden selv slår funktionen til. Adgang er rollebaseret, og åbning og udskrift logges. Journal, navn og CPR gemmes i 5 år fra seneste notat.
Samtykke til en booking er ikke et grundlag for helbredsoplysninger. Klinikken er dataansvarlig og skal selv have et grundlag efter artikel 9, typisk sundhedsloven, før journalen bruges. Book aps behandler oplysningerne som databehandler efter virksomhedens instruks.
Tilsyn
Book aps har ikke en ISAE 3000-erklæring og ikke en ISAE 3402-erklæring. Der er heller ikke en anden uafhængig sikkerhedsrevision, der kan linkes til. Det står her, så det ikke skal gættes.
I stedet gælder databehandleraftalens bilag C: Book aps gennemgår sikkerheden internt en gang om året, og resultatet kan udleveres til den dataansvarlige på forespørgsel. Virksomheden kan selv, eller via en revisor, gennemgå behandlingen med rimeligt varsel. Tilsyn med underdatabehandlere går gennem Book aps.
Dine rettigheder
Indsigt, rettelse, sletning, begrænsning, indsigelse og dataportabilitet står i privatlivspolitikken. Skriv til info@book.dk. Vi svarer inden for 30 dage. Klage kan indgives til Datatilsynet, Carl Jacobsens Vej 35, 2500 Valby.
Kontakt
Book aps · CVR 43159666 · Njalsgade 76, 4. sal, 2300 København S · chat på book.dk/kontakt · info@book.dk · +45 21 90 50 07